Początek roku 2026 przynosi istotne zmiany w polskim prawie pracy. 7 stycznia Prezydent RP podpisał dwie ustawy, które wpłyną na działanie działów HR i sytuację pracowników na zwolnieniach lekarskich. Nowe przepisy wprowadzają długo wyczekiwane uelastycznienie formy dokumentacji pracowniczej oraz zmieniają definicję „wykorzystywania zwolnienia niezgodnie z celem”.
Deregulacja i cyfryzacja: Zmiany w Kodeksie pracy.
Pierwsza z podpisanych nowelizacji koncentruje się na usprawnieniu procesów kadrowych i dostosowaniu przepisów do realiów cyfrowego obiegu dokumentów. Zmiany te są odpowiedzią na postulaty pracodawców dotyczące nadmiernego formalizmu.
Kluczowe zmiany pozwalają odejść od „papierowego dogmatu” i stosować formę elektroniczną tam, gdzie dotąd wymagana była forma pisemna. Nowelizacja pozwala na sporządzanie ich w postaci papierowej lub elektronicznej, m.in. w przypadku informacji o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę, wniosków o indywidualny rozkład czasu pracy oraz wybranych dokumentów z zakresu ZFŚS. Jest to krok w stronę pełnej cyfryzacji teczek osobowych (e-teczek) oraz istotne ułatwienie dla firm funkcjonujących w modelu hybrydowym lub zdalnym.
Zmiany dotyczą zasad wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, który będzie wypłacany w terminie wynagrodzenia. Jeśli termin przypada przed zakończeniem stosunku pracy, ekwiwalent należy wypłacić w ciągu 10 dni, co eliminuje wątpliwości interpretacyjne. Dodatkowo usprawniono funkcjonowanie ZFŚS. W firmach bez związków zawodowych pracodawca będzie uzgadniał sprawy funduszu z przedstawicielami pracowników, a nie z jednym przedstawicielem, co wzmacnia demokratyzację decyzji socjalnych w przedsiębiorstwie.
Przepisy te zaczną obowiązywać po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw.
L4 po nowemu: Racjonalizacja i uszczelnienie systemu.
Druga nowelizacja – z 18 grudnia 2025 r. – wprowadza znaczące zmiany w systemie orzecznictwa ZUS oraz w praktyce wykorzystywania zwolnień lekarskich. Nowe przepisy jasno określają, co można robić w czasie zwolnienia lekarskiego. Kluczowa zmiana to możliwość podejmowania drobnej, incydentalnej pracy, która nie będzie kolidowała z leczeniem. Utratę prawa do zasiłku spowoduje praca zarobkowa lub aktywność niezgodna z celem zwolnienia, z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia wymagają „istotne okoliczności”.
Dozwolone będą także „zwykłe czynności dnia codziennego” (np. wyjście po zakupy spożywcze, jeśli chory mieszka sam).
Kolejną istotną zmianą wprowadzoną przez tą nowelizację jest zwolnienie lekarskie „częściowe”. Lekarz na żądanie ubezpieczonego będzie mógł wystawić zwolnienie obejmujące tylko wybrane miejsce pracy. Na przykład, programista, który złamał nogę, może otrzymać zwolnienie z pracy fizycznej (np. dodatkowego etatu w magazynie), ale nadal świadczyć pracę zdalną przy komputerze, jeśli jego stan zdrowia na to pozwala.
Istotnym elementem nowelizacji jest wzmocnienie i usystematyzowanie uprawnień kontrolnych poprzez przeniesienie procedur weryfikacyjnych z poziomu rozporządzenia bezpośrednio do ustawy. Taki zabieg legislacyjny nadaje tym przepisom wyższą rangę w hierarchii źródeł prawa, co gwarantuje ich większą stabilność i utrudnia ewentualne podważanie uprawnień kontrolerów na drodze sądowej. W praktyce oznacza to, że kontroler – zarówno z ZUS, jak i z ramienia pracodawcy – dysponuje teraz bezspornym prawem do wylegitymowania osoby chorej, a cały proces weryfikacji zostanie sformalizowany dzięki wprowadzeniu nowych, jednolitych dla całego kraju wzorów upoważnień i protokołów.
Większość zmian dotyczących L4 wejdzie w życie 3 miesiące po dniu ogłoszenia ustawy. To daje ZUS-owi, lekarzom i pracodawcom czas na dostosowanie systemów informatycznych i procedur wewnętrznych.
Co to oznacza dla Twojej firmy?
Podpisane przez Prezydenta ustawy wymagają od działów HR podjęcia konkretnych działań przygotowawczych jeszcze przed wejściem nowych przepisów w życie. W pierwszej kolejności konieczna będzie aktualizacja regulaminów pracy i wynagradzania w zakresie terminów wypłat ekwiwalentów za niewykorzystany urlop – nowe przepisy wiążą moment wypłaty z harmonogramem wynagrodzeń, a w przypadku gdy termin wypada przed zakończeniem stosunku pracy, ekwiwalent należy wypłacić w ciągu 10 dni od ustania zatrudnienia.
Równie istotny jest przegląd procedur kontroli zwolnień lekarskich – osoby odpowiedzialne za weryfikację L4 powinny zostać przeszkolone z nowych uprawnień (w tym możliwości legitymowania kontrolowanych osób) oraz zapoznane z definicją „czynności incydentalnych”, które nie powodują utraty prawa do zasiłku. Dodatkowo, nowelizacja otwiera szerokie możliwości cyfryzacji dokumentacji kadrowej. Wiele wniosków i oświadczeń, które dotychczas wymagały formy pisemnej, będzie można składać elektronicznie, co zmniejszy koszty administracyjne i usprawni obieg dokumentów. Pracodawcy powinni więc przeprowadzić audyt wewnętrznych procedur i zidentyfikować obszary, w których wdrożenie komunikacji elektronicznej przyniesie największe korzyści organizacyjne.
Wprowadzane zmiany niosą ze sobą dualizm korzyści i wyzwań. Z perspektywy operacyjnej cyfryzacja dokumentacji stanowi długo wyczekiwaną szansę na realną optymalizację kosztową, jednak w obszarze zarządzania absencją nowe regulacje rodzą istotne ryzyka interpretacyjne. Usankcjonowanie »czynności incydentalnych« i podniesienie procedur kontrolnych do rangi ustawowej wymusza na pracodawcach rewizję podejścia do compliance. Działy HR muszą wyjść poza rolę administratora, tworząc precyzyjne wytyczne dla kadry zarządzającej – jasne zdefiniowanie granic dozwolonej aktywności oraz standardów weryfikacji jest kluczowe, aby uniknąć sporów pracowniczych czy zarzutów o naruszenie dóbr osobistych.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.
Ustawa z dnia 18 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw.
