W poprzedniej części artykułu opisywaliśmy możliwość udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego oraz zasady jego rozliczania. Teraz skupimy się na innej formie wsparcia pracowników, którzy pomagają uchodźcom z Ukrainy.
Urlop bezpłatny jako alternatywna forma wsparcia
Zgodnie z artykułem 174 Kodeksu pracy, każda osoba zatrudniona w oparciu o umowę o pracę może skorzystać z urlopu bezpłatnego. W tym celu pracownik musi złożyć do pracodawcy pisemny wniosek z prośbą o jego udzieleni. Poza danymi swoimi oraz pracodawcy powinien wskazać okres za jaki ubiega się o urlop. Pracodawcy mogą również prosić o umotywowanie przez pracownika wniosku – podanie przyczyny, dla której urlop ma zostać udzielony. Nie można żądać od pracownika podania tych danych, gdyż czyn ten leży w dobrej woli pracownika.
Wniosek o urlop bezpłatny musi być zaakceptowany przez pracodawcę. Dopiero po jego akceptacji pracownik może skorzystać z urlopu bezpłatnego w uzgodnionym z przełożonym okresie.
Pracownik w czasie trwania urlopu bezpłatnego nie otrzymuje wynagrodzenia, a co za tym idzie pracodawca nie odprowadza za niego składek do ZUS. Co to oznacza dla zatrudnionego? Jeśli zawnioskuje o urlop bezpłatny, który będzie trwał dłużej niż 30 dni, wówczas nie odprowadza składki zdrowotnej. To oznacza, że straci prawo do możliwości bezpłatnego korzystania z opieki zdrowotnej. Jednakże dalej pozostaje w stosunku pracy, a więc nie traci tytułu do ubezpieczenia.
Może pojawić się pytanie, czy można udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego jeśli ma jeszcze do wykorzystania urlop wypoczynkowy? Zgodnie z Kodeksem pracy nie ma żadnych przeszkód, aby tak zrobić. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że jeśli zgodzi się na urlop bezpłatny pracownika, który będzie trwał przynajmniej jeden miesiąc, to urlop bezpłatny obniża wymiar urlopu wypoczynkowego. Urlop wypoczynkowy powinien zostać przeliczony i pomniejszony o jeden miesiąc w tym przypadku.
Poniżej przedstawiamy przykład, jak prawidłowo pomniejszyć wymiar urlopu pracownika, który zawnioskował o urlop bezpłatny trwający 3 miesiące.
Nasz pracownik ma już ponad 10 lat stażu pracy, a więc nabył prawo do 26 dni urlopu. Zawnioskował o urlop bezpłatny w terminie od 1.08.2020 r. do 31.10.2020 r. W 2020 roku wykorzystał już 10 dni urlopu wypoczynkowego.
Wzór do wyliczenia urlopu:
- 26 dni (wymiar urlopu) / 12 (ilość miesięcy w roku) * 9 miesięcy (ilość miesięcy pomniejszona o ilość miesięcy urlopu bezpłatnego) = 19,5.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, niepełny miesiąc zaokrąglamy w górę, a więc wymiar urlopu tego pracownika pomniejszony o urlop bezpłatny to 20 dni. Jak wyżej było opisane, pracownik ten wykorzystał już 10 dni urlopu w 2020 r., a więc do końca roku pozostało mu jeszcze do 10 dni urlopu wypoczynkowego.
Autorka: Agata Niska – Payroll Consultant
