Dla wielu zarządów informacja, że średni wskaźnik absencji w firmie wynosi np. 7,08% to tylko statystyka, z którą niewiele można zrobić. Z punktu widzenia analityki oznacza to jednak deficyt w dostępnej liczbie etatów. Przekłada się na ukryte koszty absencji pracowników, a każda nieplanowana nieobecność generuje łańcuch wydatków, które rzadko są poprawnie księgowane. Gdzie uciekają pieniądze? Na to pytanie odpowiadają nasi eksperci w oparciu o najnowszy raport rynkowy.
⠀
1. Zwolnienia jednodniowe a nieplanowane nadgodziny i łamanie doby pracowniczej
⠀
Największym koszmarem dla planowania czasu pracy nie są długotrwałe zwolnienia (np. szpitalne), do których można dostosować strukturę i zatrudnić pracowników tymczasowych. Prawdziwym źródłem kosztów absencji pracowników są krótkie, nieprzewidywalne L4. Z raportu za 2025 rok wynika, że aż 44,1% zwolnień jednodniowych kumuluje się w poniedziałki i piątki. Z kolei w dniach tzw. „mostkowania” świąt (np. 2 maja) liczba jednodniowych L4 rośnie średnio 2,5-krotnie.
⠀
Z perspektywy kadrowej, każda nagła nieobecność na zmianie produkcyjnej czy w logistyce wymusza natychmiastowe zastępstwo. To generuje drastyczny wzrost kosztów godzin nadliczbowych (dodatki 50% i 100%). Zlecanie pracownikom pozostawania po godzinach lub przychodzenia w dni wolne gwałtownie zwiększa ryzyko naruszenia przepisów o dobie pracowniczej. Dotyczy to w szczególności prawa do nieprzerwanego odpoczynku (11h/35h). W razie kontroli PIP, staje się to zarzewiem dotkliwych kar finansowych dla pracodawcy z tytułu naruszeń przepisów o czasie pracy. Alternatywą jest działanie z niepełnym zespołem, co przy powtarzających się nieobecnościach powoduje niższą efektowność zespołu.
⠀
2. Efekt domina: wysoka absencja a drastyczny wzrost składki wypadkowej
⠀
To aspekt, o którym firmy często zapominają, a który bezpośrednio uderza w całkowity koszt zatrudnienia. Istnieje silna, analityczna korelacja między wysoką absencją chorobową a wzrostem stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Wysoka wysoka absencja pracowników (szczególnie w branżach o wysokim obciążeniu fizycznym, jak budownictwo) oznacza, że pozostali w pracy pracownicy są chronicznie przeciążeni. Muszą pracować szybciej, na nieznanych sobie stanowiskach (w ramach zastępstw) i w nadgodzinach. Przemęczenie i pośpiech to główne przyczyny wypadków przy pracy. O ile to zjawisko jest najbardziej niebezpieczne w firmach branży produkcyjnej, to ten problem jest obecny wszędzie. Pamiętajmy, że do wypadków przy pracy zaliczają się też wypadki w drodze do biura, skala potencjalnych zdarzeń znacząco się rozszerza. Oznacza to, że nawet firmy o niskim profilu ryzyka operacyjnego nie są realnie chronione przed wzrostem kosztów wynikających z wypadkowości.
⠀
Jeśli w Twojej organizacji rośnie liczba wypadków, ZUS podniesie wskaźnik korygujący, co wprost przekłada się na wyższą składkę wypadkową od całego funduszu wynagrodzeń. Przy wielomilionowym payrollu, podniesienie składki wypadkowej choćby o 0,5 p.p. oznacza dziesiątki tysięcy złotych bezpowrotnie traconych każdego miesiąca.
⠀
3. Wynagrodzenie chorobowe ze środków pracodawcy a skala nadużyć
⠀
Według raportu w 2025 roku aż 33% skontrolowanych zwolnień było wykorzystywanych niezgodnie z przeznaczeniem (prace zarobkowe, remonty, wyjazdy).
Musimy pamiętać, że przez pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym (lub 14 dni dla pracowników 50+) pracodawca finansuje 80% wynagrodzenia pracownika. Biorąc pod uwagę, że co trzecie kontrolowane zwolnienie to nadużycie, oznacza to, że polskie firmy sponsorują nielegalne urlopy z własnego budżetu. Organizacja płaci podwójnie: raz wynagrodzenie chorobowe pracownikowi symulującemu chorobę, a drugi raz pracownikowi, który wyrabia za niego nadgodziny. Przy marżach w przemyśle czy usługach, ten „wyciek” środków drastycznie obniża wskaźniki rentowności.
⠀
Paradoks polega na tym, że firmy dysponują wszystkimi danymi potrzebnymi do policzenia realnych kosztów absencji, ale rzadko je ze sobą łączą. Wynagrodzenie chorobowe znajduje się w jednym raporcie, nadgodziny w drugim, składka wypadkowa w trzecim. Dopóki te liczby nie trafią na jeden dashboard, wskaźnik absencji pozostaje abstrakcyjną statystyką zamiast wymierną pozycją kosztową. Dopiero twarda analityka łącząca dane kadrowe, payrollowe i finansowe pozwala zobaczyć pełny obraz – od jednodniowych L4 przez strukturę zastępstw po wpływ na składkę wypadkową – i podejmować decyzje oparte na faktach, a nie na przeczuciach.
⠀
Realne koszty zatrudnienia rozkładają się na dziesiątki pozycji – od struktury składek ZUS i PFRON, przez dynamikę składki wypadkowej, po ukryte nieefektywności w payrollu. Wysoka absencja, pozostawiona bez kontroli, z czasem przekłada się na rosnącą presję na składkę wypadkową i wyższe odprowadzenia od wynagrodzeń chorobowych. Bez odpowiedniej analityki firmy często nie widzą tych zależności, ale odczuwają ich konsekwencje finansowe. Dla organizacji z wysokim wskaźnikiem L4 te pozycje potrafią stanowić istotną część całkowitego kosztu zatrudnienia.
⠀
Jeśli chcesz porozmawiać na temat analityki kosztów pracy w Twojej organizacji skontaktuj się z naszymi ekspertami.
⠀
Komentarz oparty o wyniki raportu Conperio na temat nadużyć zwolnień lekarskich w 2025 r.
