Zrównoważone podejście do rozwoju firmy

Zasady przetwarzania danych w ramach Agenta AI

Niniejszy dokument stanowi uzupełnienie („Załącznik”) do obowiązującej w Fiabilis Consulting Group Sp. z o.o. Polityki Prywatności i opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz danych wprowadzanych przez Użytkownika podczas korzystania z Agenta/Chatbota AI („Agent”) dostępnego na stronie internetowej obsługiwanej w oparciu o WordPress, z wykorzystaniem platformy Voiceflow.

W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Załączniku zastosowanie ma Polityka Prywatności Fiabilis Consulting Group Sp. z o.o. oraz pozostałe obowiązujące dokumenty i procedury (w tym standardy organizacyjne, np. wynikające z certyfikacji ISO, jeśli mają zastosowanie).

1. Definicje

1. Administrator – Fiabilis Consulting Group Sp. z o.o., Aleja Niepodległości 124/12, 02-577 Warszawa, NIP 5213679751, będący administratorem danych w rozumieniu RODO.
2. Użytkownik – osoba korzystająca z Agenta na stronie internetowej Administratora.
3. Agent/Chatbot AI – narzędzie konwersacyjne osadzone na stronie Administratora, służące do udzielania informacji o charakterze ogólnym, w tym wstępnej diagnozy potrzeb i kierowania Użytkownika do właściwych zasobów lub kanałów kontaktu.
4. Dane z rozmowy – treść zapytań Użytkownika, odpowiedzi Agenta oraz metadane techniczne związane z działaniem usługi (np. znaczniki czasu, identyfikatory sesji).

2. Cel działania Agenta i charakter odpowiedzi

1. Agent służy do:
   • udzielania ogólnych informacji o ofercie/usługach/obszarze działania Administratora,
   • wstępnego rozpoznania potrzeb Użytkownika,
   • usprawnienia późniejszego kontaktu z zespołem Administratora (jeżeli Użytkownik zdecyduje się na kontakt innym kanałem).
2. Odpowiedzi Agenta mają charakter informacyjny i pomocniczy.
3. Wyniki rozmowy z Agentem:
   • nie stanowią oficjalnej porady ani wiążącego stanowiska Administratora,
   • nie są równoznaczne z rozmową z przedstawicielem/pracownikiem Administratora,
   • nie powinny być traktowane jako jedyne źródło decyzji w sprawach wymagających konsultacji specjalistycznej.

3. Zakres przetwarzanych danych

1. W ramach korzystania z Agenta mogą być przetwarzane w szczególności:
   • treść wiadomości wpisywanych przez Użytkownika,
   • ogólne informacje dotyczące firmy/organizacji Użytkownika (np. branża, skala działalności, obszar potrzeb),
   • informacje kontekstowe wynikające z rozmowy (np. preferencje dotyczące tematu rozmowy),
   • dane techniczne i operacyjne związane z sesją czatu (np. identyfikator sesji, znaczniki czasu).
2. Administrator nie oczekuje i nie wymaga podawania danych pozwalających na bezpośrednią identyfikację Użytkownika (takich jak imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail), chyba że Użytkownik sam zdecyduje inaczej w ramach odrębnego kanału kontaktu poza Agentem (np. formularz kontaktowy, e-mail).

4. Dane wrażliwe i zakaz wprowadzania określonych informacji

1. Agent nie jest przeznaczony do przetwarzania danych szczególnych kategorii (tzw. danych wrażliwych) ani innych danych delikatnych.
2. Użytkownik nie powinien wprowadzać do czatu w szczególności:
   • danych identyfikujących osobę fizyczną (np. imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania),
   • danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO (np. dane o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych, przynależności związkowej, dane genetyczne/biometryczne),
   • danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa (art. 10 RODO),
   • numerów dokumentów, numerów rachunków, haseł, tokenów dostępu, danych logowania oraz innych informacji poufnych.
3. Jeżeli Użytkownik mimo powyższego przekaże takie dane, Administrator może je przetwarzać wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi incydentu lub realizacji obowiązków prawnych.

5. Źródło danych

Dane przetwarzane w ramach Agenta pochodzą bezpośrednio od Użytkownika (z treści rozmowy) oraz z danych technicznych generowanych w toku korzystania z usługi.

6. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie danych w ramach Agenta odbywa się zgodnie z RODO, w oparciu o odpowiednie podstawy prawne wskazane w Polityce Prywatności Administratora, w szczególności:

• prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na umożliwieniu komunikacji, usprawnieniu obsługi zapytań, poprawie jakości usług, diagnostyce i bezpieczeństwie,

a w razie potrzeby – inne podstawy opisane w Polityce Prywatności (np. w przypadku przejścia na odrębny kanał kontaktu).

7. Okres przechowywania

1. Transkrypcje rozmów oraz dane z rozmowy mogą być przechowywane przez okres do 6 miesięcy od zakończenia sesji czatu – w celu:
   • diagnostyki działania Agenta,
   • poprawy jakości odpowiedzi i doświadczenia Użytkownika,
   • analiz wewnętrznych (w tym edukacyjnych materiałów i usprawnień procesów).
2. Po upływie powyższego okresu dane są usuwane, o ile dalsze przechowywanie nie jest wymagane przepisami prawa lub nie jest konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8. Odbiorcy danych i brak sprzedaży danych

1. Administrator nie sprzedaje danych z rozmów i nie udostępnia ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.
2. Dane mogą być powierzane lub udostępniane wyłącznie:
   • podmiotom wspierającym Administratora w utrzymaniu i obsłudze Agenta (np. dostawcy platformy Voiceflow oraz dostawcy usług hostingowych/IT), w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi,
   • uprawnionym organom publicznym – jeśli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
3. Szczegółowe informacje o kategoriach odbiorców i dostawcach (podmiotach przetwarzających) są opisane w Polityce Prywatności Administratora lub mogą zostać udostępnione na wniosek Użytkownika.

9. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, aby chronić dane przetwarzane w ramach Agenta przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem. Agent jest narzędziem wspierającym komunikację i diagnostykę; Użytkownik powinien unikać przekazywania informacji poufnych.

10. Profilowanie i podejmowanie decyzji

1. Agent może automatycznie przetwarzać treść rozmowy w celu generowania odpowiedzi oraz dopasowania informacji do zapytania Użytkownika.
2. Korzystanie z Agenta nie prowadzi do podejmowania wobec Użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających, w rozumieniu art. 22 RODO.
3. Treści generowane przez Agenta mają charakter wyłącznie informacyjny i pomocniczy oraz nie mogą być traktowane jako:
   • oficjalne stanowisko, oświadczenie lub wiążąca interpretacja Administratora,
   • porada (w tym porada specjalistyczna) udzielona przez Administratora,
   • oferta w rozumieniu przepisów prawa ani zobowiązanie do świadczenia usług.
4. Agent nie jest równoznaczny z rozmową z reprezentantem/pracownikiem Administratora. Odpowiedzi Agenta nie stanowią oficjalnego kanału komunikacji i nie zastępują kontaktu z zespołem Fiabilis Consulting Group Sp. z o.o.
5. Agent nie jest narzędziem sprzedażowym. Jego celem jest wstępne rozpoznanie potrzeb Użytkownika oraz ułatwienie dostępu do ogólnych informacji; w razie potrzeby Użytkownik może zostać skierowany do właściwego kanału kontaktu, w którym sprawa może zostać obsłużona przez człowieka.

11. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zakresie, w jakim przetwarzane informacje stanowią dane osobowe, Użytkownikowi przysługują prawa opisane w Polityce Prywatności Administratora, w szczególności:

• dostępu do danych,
• sprostowania,
• usunięcia,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych (jeśli ma zastosowanie),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego o prawnie uzasadniony interes.

Z uwagi na charakter czatu i możliwość niepodawania danych identyfikujących, realizacja niektórych praw może wymagać podania informacji pozwalających zidentyfikować rozmowę (np. daty/godziny sesji lub identyfikatora sesji, jeśli jest dostępny).

12. Zmiany dokumentu

Administrator może aktualizować niniejszy Załącznik, w szczególności w razie zmian funkcjonalności Agenta, dostawców technologii lub wymogów prawnych. Aktualna wersja jest publikowana na stronie, na której dostępny jest Agent.