Sytuacja związana z wojną na Ukrainie stawia wyzwania przed polskimi pracodawcami. Część ich pracowników jest osobiście zaangażowana w pomoc uchodźcom – wspiera działania prowadzone na granicy polsko-ukraińskiej, przy przewozie i zakwaterowaniu osób przybywających do Polski czy transporcie rzeczy ze zbiórek. Pomoc wymaga poświęcenia czasu, także tego, który w normalnych okolicznościach byłby poświęcony na pracę. Co w takiej sytuacji może zrobić pracodawca?
Urlop wypoczynkowy w służbie dobra
Pierwszym, a zarazem najbardziej oczywistym jest udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z Kodeksem pracy, każda z osób zatrudniona w oparciu o umowę o pracę, ma prawo do 20 bądź 26 dni płatnego urlopu wypoczynkowego (w zależności od stażu pracy). Co w sytuacji, jeśli pracownik wykorzysta cały urlop z bieżącego roku? Pracodawcy powinni pamiętać, że jest to tylko wymiar urlopu regulowany przez Kodeks pracy. Mogą udzielić pracownikowi więcej dni wolnych od pracy, jeśli tylko wyrażają taką chęć. Pozostaje tylko kwestia ustalenia z pracownikiem warunków pójścia na taki urlop oraz czasu jego trwania. Za zgodą przełożonego, pracownik może wykorzystać więcej dni wolnych.
Istotne jest jednak to, iż nie można udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego zaliczkowo z puli urlopu na przyszły rok. W danym momencie pracownik nie nabył prawa do tego urlopu, dlatego też rozliczenie urlopu z puli na kolejny rok, byłoby niezgodne z przepisami (art. 161 KP).
Rozliczenie urlopu wypoczynkowego
Urlop wypoczynkowy to czas, za, który pracownik otrzymuje wynagrodzenie. Przebywając na urlopie, powinien on otrzymać takie samo wynagrodzenie, które otrzymuje także za wykonywanie obowiązków wobec pracodawcy. Stałe składniki pensji powinny być wypłacone pracownikowi w takiej wysokości, jakby przepracował cały miesiąc, niezależnie od tego ile dni przebywa na urlopie. Poza stawką zasadniczą oraz innymi stałymi składnikami wynagrodzenia, za czas urlopu pracownikowi przysługuje również tzw. „dodatek urlopowy”. Dodatek wylicza się biorąc sumę zmiennych składników wynagrodzenia wypłaconych w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (możemy cofnąć się do dwunastu miesięcy wstecz), dzieląc to przez sumę godzin, którą pracownik przeprowadzał w danym okresie. Wartość, która nam wyjdzie to stawka dodatku – za godzinę urlopu.
Poniżej przedstawiamy przykład wyliczenia dodatku za urlop:
Pracownik zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy ze stawką 5.000 zł brutto, do tego ma dodatek funkcyjny w kwocie 250 zł. Pracownik ten poszedł na urlop w okresie 7.03.2022 – 11.03.2022 – 5 dni urlopu (40 h).
| Okres | Zmienne składniki wynagrodzenia | Kwota | Ilość godzin przepracowanych |
| 12/2021 | Godziny nocne | 57,28 | 176 |
| Godziny nadliczbowe | 182,50 | ||
| 01/2022 | Godziny nocne | 82,15 | 152 |
| 02/2022 | Godziny nocne | 102,6 | 170 |
| Godziny nadliczbowe | 502,63 | ||
| Suma | 927,16 | 498 | |
| Wyliczenie za 1 h urlopu | =927,16/498 | 1,86 | |
| Kwota dodatku urlopowego za 40 h urlopu | 74,40 zł | ||
Nasz pracownik powinien więc za urlop otrzymać wynagrodzenie zasadnicze w pełnej kwocie – 5.000 zł, dodatek funkcyjny w kwocie 250 zł oraz dodatek urlopowy – 74,40 zł. Łącznie 5 324,40 zł brutto.
Zgodnie z Kodeksem pracy, wszystkich pracowników powinnyśmy traktować jednakowo. Należy zatem dobrze przemyśleć i właściwie umotywować zgodę na skorzystanie z dodatkowych dni wolnych przez pracowników. Udzielenia takiego przyzwolenia tylko jednej, wybranej osobie może spowodować, iż pozostali poczują się dyskryminowani.
Kolejne możliwości udzielenia pracownikowi dnia wolnego opiszemy w następnym artykule. Zapraszamy do obserwowania nas na LinkedIn.
Autorka: Agata Niska – Payroll Consultant
